Faktaguide
Vad är diarienummer? Så hittar och använder du det
Vad betyder diarienummer och var hittar man det? Lär dig läsa myndigheters ärendenummer, begära ut handlingar och skilja diarienummer från organisationsnummer.
Ett diarienummer är en beteckning som hjälper en myndighet att identifiera ett registrerat ärende eller en handling. Om du exempelvis har skickat in ett brev om bygglov, sökt ett tillstånd eller fått ett beslut kan myndigheten ange ett diarienummer så att ni kan prata om samma ärende.
Diarienumret är inte samma sak som ditt personnummer, organisationsnummer eller ett fakturanummer. Här förklarar vi hur beteckningen används, hur du hittar den och vad reglerna faktiskt säger.
Vad betyder diarienummer?
Ett diarium är en förteckning som används för att ordna och söka bland handlingar hos en myndighet. Ett diarienummer, ofta förkortat dnr, är en identifierare som ärendet eller handlingen får i registreringen.
Ett fiktivt exempel kan vara:
Dnr 2026-1234
I exemplet kan första delen avse året och den sista delen ett löpnummer. Andra myndigheter använder andra format, till exempel en bokstavskod eller en kombination av enhet och årtal. Det finns inte ett enda diarienummerformat som används av alla svenska myndigheter.
Riksarkivet rekommenderar att handlingar inom samma ärende i normalfallet kan ges en gemensam registreringsbeteckning för att underlätta återsökningen. Ett visst myndighetssystem kan även ha separata dokument-ID:n.
Är ett diarienummer alltid obligatoriskt?
Nej, inte för varje enskilt brev eller dokument. En äldre vanlig förklaring är att alla myndighetshandlingar ovillkorligen måste få ett diarienummer. Det är för grovt uttryckt.
Enligt 5 kap. 1–2 §§ offentlighets- och sekretesslagen är utgångspunkten att allmänna handlingar ska registreras. Men offentliga handlingar som hålls ordnade så att de lätt kan återfinnas behöver i vissa fall inte diarieföras individuellt. Handlingar som uppenbart är av ringa betydelse behöver normalt varken registreras eller hållas ordnade.
När en handling registreras ska registret innehålla bland annat datum, en beteckning om handlingen fått en sådan, och kort information om vad handlingen rör. Att offentlighetsprincipen gäller innebär alltså inte att varje mejl måste ha ett särskilt dnr.
Var hittar jag diarienumret?
Ofta finns numret överst på ett beslut eller ett brev från myndigheten. Leta efter orden Diarienummer, Dnr, Ärendenummer, Vårt diarienummer eller ibland Beteckning.
Det kan också stå i en digital brevlåda, en bekräftelse när du skickat in en ansökan eller en e-tjänst där du följer ärendet. Tänk på att ett ärendenummer i en e-tjänst inte alltid är identiskt med diariets formella beteckning.
Om du inte hittar numret kan du kontakta myndighetens registrator eller kundtjänst och ange vilket ärende det gäller. Uppge helst datum, ärendetyp och de kontaktuppgifter som är relevanta för att identifiera ärendet. Skicka inte känsliga personuppgifter till osäkra kontaktkanaler.
Exempel: hur använder man dnr i ett mejl?
Anta att du fått ett brev med rubriken Dnr 2026-1234. Om du vill fråga vad som händer i ärendet kan du skriva:
Ämne: Fråga om ärende Dnr 2026-1234
Hej! Jag vill veta vem som handlägger ärendet och när jag kan vänta mig nästa besked. Jag hänvisar till diarienummer 2026-1234.
Det gör det enklare för myndigheten att koppla frågan till rätt ärende. Men diarienumret i sig ger dig inte rätt till mer information än vad lagstiftningen tillåter.
En myndighet kan behöva kontrollera din identitet om du söker information som bara får lämnas till en part eller om uppgifter omfattas av sekretess.
Diarienummer och offentlighetsprincipen
Offentlighetsprincipen ger allmänheten en rätt att ta del av allmänna handlingar under de förutsättningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen.
Ett diarienummer kan vara en användbar söknyckel när du vill begära ut en handling. Du kan dock ofta göra en begäran utan att känna till diarienumret, så länge du beskriver vilken handling du söker tillräckligt tydligt.
Myndigheten måste bedöma om handlingen är allmän och om uppgifter omfattas av sekretess innan något lämnas ut. Att en uppgift finns med i ett diarium är inte samma sak som att själva innehållet alltid är offentligt. Skatteverket förklarar registret och sekretessbegränsningarna.
Vad är skillnaden mot andra nummer?
| Typ av nummer | Användning |
|---|---|
| Diarienummer (dnr) | Hitta ett registrerat ärende eller en handling hos myndigheten |
| Organisationsnummer | Identifiera juridisk person eller annan registrerad organisation |
| Personnummer | Identifiera en fysisk person i vissa sammanhang |
| Fakturanummer | Identifiera en viss faktura i ekonomisystemet |
| Kundnummer | Identifiera en kund hos företag eller organisation |
| Dokument-ID | Identifiera en enskild fil eller handling inom ett ärendehanteringssystem |
I företagets egen administration kan det vara praktiskt att hänvisa till ett dnr i kommunikationen med exempelvis Bolagsverket eller Skatteverket. Det är ändå myndighetens diarienummer, inte företagets eget organisationsnummer.
Kan ett företag ha ett eget diarium?
Ja, företag kan använda egna ärenderegister och beteckningar för avtal, kundärenden och dokument. Men den privata verksamhetens diarieföring omfattas normalt inte av samma regler om offentlighet och registrering som myndigheters allmänna handlingar.
Om företaget hanterar personuppgifter behövs dessutom dataskydd och lämpliga rutiner för åtkomst. Att märka ett dokument med ett nummer gör det inte automatiskt till en allmän handling.
För den som startar företag kan vår checklista för aktiebolag ge vägledning om registreringar som faktiskt behöver göras hos olika myndigheter.
Vanliga frågor
Kan jag begära ut en handling utan diarienummer?
Ja, ofta räcker det att beskriva handlingen, tidsperioden, myndigheten och vad ärendet gäller. En registrator kan hjälpa till att hitta en sökbar beteckning. Begäran kan behöva preciseras om den är mycket bred.
Kan flera handlingar ha samma dnr?
Ja. Dokument som hör till samma ärende kan ha gemensamt diarienummer och samtidigt egna dokument-ID:n. Det är därför inte alltid korrekt att beskriva diarienumret som unikt för varje enskilt dokument.
Hur länge finns diarienumret kvar?
Uppgifter i myndighetens ärende- och arkivsystem hanteras enligt tillämpliga regler om arkiv och gallring. Någon allmän regel om att varje ärende ska raderas efter ett visst antal år finns inte. Hur länge en viss handling bevaras beror på dess typ och lagliga gallringsbeslut.
Om jag har tappat bort mitt nummer?
Kontakta myndigheten med de uppgifter som behövs för att hitta ärendet. Ange inte hela ditt personnummer i ett öppet mejl om det inte är nödvändigt. Myndigheten kan ha ett säkrare sätt att ta emot uppgifter.
Källor
Läs vidare
Fördjupa dig i Vi Ekonomi
Fördjupa dig i fler sakliga artiklar, förklaringar och guider inom våra ämnesområden.